Política de tratamiento y protección de datos personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ALZATE BLAIR ABOGADOS S.A.S.

El documento POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, en adelante La Política, de ALZATE BLAIR ABOGADOS S.A.S., identificada con el NIT 900.825.714 – 6, en adelante La Sociedad, tiene como objeto poner el conocimiento el tratamiento aplicable a los datos personales que posee en sus bases de datos, los derechos que le asisten a los titulares de estos datos personales y los mecanismos con que cuentan para ejercerlos.

La presente política de Tratamiento de Datos Personales es elaborada atendiendo las normas constitucionales, legales y reglamentarias en la materia, en especial, La Constitución Política de Colombia en sus artículos 15 y 20, la Ley 1582 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1582 de 2012” y demás normas complementarias que los adicionen o modifiquen.

1. DEFINICIONES

Para efectos de la presente Política, las siguientes palabras tendrán los significados que se mencionan a continuación:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del Tratamiento, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Comunicación/ Cesión de datos: es toda revelación de datos realizada a una persona o entidad distinta del titular de los datos personales. La cesión de datos personales debe estar, salvo excepciones, consentida por el Titular. Por lo cual, no se trasladará datos de carácter personal a otras personas físicas o jurídicas, salvo que se cuente con el consentimiento del titular o se esté cobijado por alguna de las excepciones previstas en la ley.
• Conducta inequívoca: Es el comportamiento que permite concluir de forma razonable que el titular de los datos personales otorgó la autorización para el Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. 
• Dato público: es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la ley. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, gacetas y boletines oficinales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesas no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a las compañías en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios, conforme lo establece la normatividad vigente en la materia. 
• Datos sensibles: se entiende por Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racional o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como las datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí mismo o en asocio a otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Finalidad: Corresponde a la definición del objetivo con el que se utilizaran los datos recolectados objeto de Tratamiento.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el tratamiento de los Datos Personales.
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de tratamiento.
• Transferencia: la transferencia de Datos Personales tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y de encuentra fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de estos dentro a fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Usuario: Se refiere a los sujetos o procesos autorizados por El Responsable para acceder a los recursos donde se encuentren contenidos los Datos. 

2. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral bajo los siguientes principios:

• Principio de Acceso y Circulación: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos, de las disposiciones normativas vigentes en la materia y los principios de la administración de Datos Personales, especialmente los principios de temporalidad de la información y la finalidad del Tratamiento. 

Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrá estar disponible en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o usuarios autorizados conforme a la normatividad vigente.

• Principio de confidencialidad: todas las personas naturales o jurídicas que intervengan en la administración de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas en todo tiempo a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende la administración de datos, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

• Principio de finalidad: La administración de Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley. La finalidad debe informarse al Titular de la información previa o concomitantemente con el otorgamiento de la Autorización, cuando ella sea necesaria o en general siempre que el titular solicite información al respecto.

• Principio de legalidad: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y las demás disposiciones que lo desarrollen.

• Principio de Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.

• Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento se deberá manera con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de transparencia:En el Tratamiento debe de garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

• Principio de veracidad o calidad de los registros o datos: La información contenida en los bancos de datos debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el registro y divulgación de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.

3. INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE

La Sociedad estará encargada de la recolección y el Tratamiento de Datos Personales, la Autorización y los registros almacenados, en todos los casos, impidiendo que se deterioren, pierdan, alteren o se usen sin autorización y conservarlos con la debida seguridad. El área de servicio al cliente estará a cargo de atender las peticiones, quejas y consultas de los titulares de los datos y los Titulares de la Información pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, por medio de los siguientes medios:

• Correo electrónico: [email protected]
• Dirección física: carrera 43B. No. 16 – 95. Oficina 911, Medellín, Antioquia.
• Teléfono: (604) 408 4248

4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales recolectados por la sociedad serán tratados de conformidad con la legislación colombiana aplicable y con las autorizaciones otorgadas por los Titulares, según corresponda, para las siguientes finalidades:

1. Gestionar y atender las solicitudes, consultas, peticiones, quejas, reclamos, requerimientos y demás comunicaciones presentadas por los Titulares a través de los canales dispuestos por la sociedad.
2. Establecer, desarrollar, mantener, administrar y gestionar las relaciones comerciales, contractuales, civiles, profesionales, laborales o de cualquier otra naturaleza que la sociedad mantenga con los Titulares.
3. Prestar, gestionar, coordinar y hacer seguimiento a los servicios jurídicos solicitados, contratados o adquiridos por los Titulares.
4. Analizar, atender y gestionar consultas jurídicas, asesorías, conceptos, procesos judiciales, administrativos, arbitrales, conciliatorios, extrajudiciales y demás asuntos jurídicos encomendados a la sociedad.
5. Gestionar los asuntos y expedientes jurídicos a cargo de la sociedad, incluyendo la recopilación, organización, actualización, consulta, análisis, almacenamiento, custodia y conservación de la información necesaria para su adecuada atención.
6. Realizar las actuaciones, gestiones, solicitudes, comunicaciones, trámites, presentaciones y demás actividades necesarias ante autoridades judiciales, administrativas, organismos de vigilancia y control, centros de conciliación, tribunales de arbitramento, entidades públicas o privadas y demás terceros relacionados con los asuntos encomendados.
7. Gestionar la información de clientes, potenciales clientes, partes, contrapartes, representantes legales, apoderados, accionistas, administradores, beneficiarios finales, testigos, peritos, consultores y demás personas naturales relacionadas con los asuntos jurídicos atendidos por la sociedad.
8. Elaborar, revisar, negociar, celebrar, ejecutar, modificar, administrar y terminar contratos, documentos jurídicos, actos, instrumentos y demás documentos relacionados con los servicios jurídicos prestados por la sociedad.
9. Realizar procesos de análisis, verificación, investigación y debida diligencia jurídica, comercial, corporativa, contractual, regulatoria o de cualquier otra naturaleza requerida en desarrollo de los servicios profesionales.
10. Realizar verificaciones y controles destinados a identificar, prevenir y gestionar posibles conflictos de interés, incompatibilidades y demás situaciones que puedan afectar la adecuada prestación de los servicios jurídicos.
11. Gestionar propuestas comerciales, cotizaciones, contratos, honorarios, cuentas de cobro, facturación, pagos, cartera y demás obligaciones económicas derivadas de la relación con los clientes y demás Titulares.
12. Gestionar las actividades administrativas, operativas, contables, financieras, tributarias y de facturación relacionadas con las actividades de la sociedad y con las relaciones que mantenga con los Titulares.
13. Cumplir las obligaciones legales, contractuales y regulatorias a cargo de la sociedad, incluyendo aquellas de naturaleza tributaria, contable, laboral, comercial, societaria, administrativa y profesional.
14. Atender requerimientos de información formulados por autoridades administrativas o judiciales, organismos de vigilancia y control, entidades públicas o terceros legitimados, cuando exista un deber legal o una orden de autoridad competente.
15. Ejercer, gestionar y defender los derechos e intereses de la sociedad, sus clientes y demás personas legitimadas, dentro de procesos judiciales, administrativos, arbitrales, conciliatorios, extrajudiciales o de cualquier otra naturaleza.
16. Realizar actividades de prevención, detección, gestión y mitigación de riesgos asociados con fraude, corrupción, lavado de activos, financiación del terrorismo y demás conductas ilícitas, cuando resulte aplicable.
17. Gestionar la seguridad de la información y de los sistemas de la sociedad, incluyendo la prevención, identificación, investigación y atención de incidentes de seguridad, accesos no autorizados, pérdida, alteración, destrucción, divulgación o utilización indebida de información.
18. Gestionar y administrar las bases de datos de la sociedad, incluyendo la recolección, organización, actualización, almacenamiento, consulta, validación, depuración, custodia y conservación de los datos personales.
19. Contactar a los Titulares para gestionar asuntos relacionados con la relación existente, incluyendo confirmaciones, recordatorios, seguimiento de solicitudes, actualización de información, coordinación de reuniones y demás comunicaciones necesarias para su adecuada gestión.
20. Compartir, transmitir o transferir datos personales a encargados del tratamiento, proveedores, contratistas, aliados, asesores, corresponsales y demás terceros vinculados a la operación de la sociedad, cuando ello resulte necesario para el desarrollo de las finalidades autorizadas, la prestación de los servicios jurídicos o el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
21. Permitir la prestación de servicios por parte de proveedores y terceros especializados en actividades tales como servicios tecnológicos, almacenamiento, alojamiento de información, comunicaciones, facturación, pagos, soporte, auditoría, asesoría y demás actividades necesarias para la operación de la sociedad.
22. Verificar, validar, consultar y actualizar la información suministrada por los Titulares, directamente o mediante fuentes legítimas, cuando ello resulte necesario para el desarrollo de las relaciones o el cumplimiento de obligaciones legales.
23. Gestionar los procesos de selección, vinculación, contratación, administración, capacitación, evaluación, bienestar, desarrollo y terminación de las relaciones laborales, profesionales o de prestación de servicios.
24. Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de obligaciones relacionadas con nómina, seguridad social, prestaciones, seguridad y salud en el trabajo y demás obligaciones derivadas de las relaciones laborales o contractuales.
25. Gestionar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), incluyendo la identificación, prevención, evaluación y gestión de los riesgos laborales, la realización de actividades de promoción y prevención, el seguimiento de las condiciones de salud y seguridad de los trabajadores y colaboradores, la gestión de accidentes e incidentes de trabajo, la realización de actividades de capacitación y demás actuaciones necesarias para el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de seguridad y salud en el trabajo.
26. Gestionar los procesos de selección y evaluación de candidatos, incluyendo la recepción, revisión y validación de hojas de vida, referencias laborales y profesionales y demás información pertinente para dichos procesos.
27. Gestionar la información de proveedores, contratistas, aliados y demás terceros vinculados con la sociedad, incluyendo los procesos de vinculación, contratación, evaluación, seguimiento, pagos y cumplimiento de obligaciones.
28. Gestionar la seguridad física de las personas, instalaciones, documentos, equipos y demás activos de la sociedad, incluyendo el control de acceso, registro de visitantes y sistemas de videovigilancia.
29. Realizar la captura, grabación, almacenamiento, consulta y utilización de fotografías, imágenes, videos y grabaciones de voz cuando ello resulte necesario para finalidades de seguridad, documentación de actividades o eventos, prestación de los servicios o aquellas finalidades específicamente informadas al Titular.
30. Gestionar el ingreso, permanencia y salida de empleados, colaboradores, clientes, visitantes, proveedores, contratistas y demás personas que ingresen a las instalaciones de la sociedad.
31. Gestionar la interacción de los Titulares con los sitios web, plataformas, formularios, aplicaciones, herramientas tecnológicas y demás canales digitales de la sociedad.
32. Gestionar solicitudes de contacto, información, reuniones, propuestas comerciales o servicios recibidas a través de medios físicos o electrónicos.
33. Informar sobre los servicios jurídicos ofrecidos por la sociedad, sus características, condiciones, novedades y demás información relacionada con estos.
34. Enviar comunicaciones relacionadas con los servicios jurídicos contratados, asuntos en trámite, reuniones, documentos, eventos, capacitaciones, publicaciones, boletines y demás información de interés para los Titulares.
35. Realizar actividades de mercadeo, publicidad, promoción y relacionamiento profesional respecto de los servicios, eventos, publicaciones, capacitaciones y demás actividades de la sociedad, cuando el Titular haya otorgado la autorización correspondiente, cuando esta sea requerida.
36. Realizar encuestas, mediciones y actividades de evaluación de la calidad y satisfacción respecto de los servicios prestados por la sociedad, con el propósito de identificar oportunidades de mejora.
37. Realizar actividades de continuidad, respaldo, recuperación, mantenimiento y protección de la información y de los sistemas utilizados por la sociedad.
38. Conservar, custodiar y administrar los datos personales, documentos, expedientes y demás información durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, atender obligaciones legales, contractuales y profesionales, ejercer o defender derechos y durante los términos de conservación que resulten aplicables.
39. Realizar las demás actividades que resulten necesarias y pertinentes para el desarrollo de las finalidades previamente informadas al Titular, siempre que se encuentren amparadas en una base legal para el tratamiento de los datos personales.
40. Gestionar, analizar, organizar, procesar, consultar, clasificar, sistematizar y generar información mediante el uso de herramientas tecnológicas y sistemas de inteligencia artificial, aprendizaje automático u otras tecnologías similares, cuando ello resulte necesario para la prestación de los servicios jurídicos, gestión de asuntos y expedientes, elaboración y revisión de documentos, análisis de información, automatización de procesos, investigación jurídica, gestión administrativa, optimización de procesos y demás actividades propias de la sociedad, aplicando las medidas de seguridad, confidencialidad y protección de datos correspondientes y de conformidad con las finalidades autorizadas y la legislación aplicable.
41. Cumplir con las obligaciones de prevención de lavados de activos y financiación de terrorismo, así como conocimiento general del cliente.

5. CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS

En las bases de datos de la sociedad ALZATE BLAIR ABOGADOS S.A.S. se podrá almacenar información personal de los Titulares de acuerdo con la naturaleza de la relación existente, las finalidades del tratamiento y las actividades desarrolladas por la sociedad. La información efectivamente recolectada podrá variar dependiendo de la naturaleza de la relación con el Titular, del servicio jurídico contratado o solicitado, del asunto o expediente gestionado, de la relación laboral o contractual, del proceso de selección, de la relación con proveedores o terceros y de las demás actividades desarrolladas por la sociedad.

En la base de datos de empleados, contratistas o colaboradores se incluye, adicionalmente, información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral, comercial o de servicios (fotografía, filmaciones, grupo familiar, datos biométricos, financieros, etc.).

6. TIPOS DE DATOS PERSONALES

La sociedad podrá recolectar y tratar, de acuerdo con la naturaleza de la relación que mantenga con cada Titular, las finalidades informadas y la autorización otorgada cuando esta sea requerida, las siguientes categorías de datos personales:

• Datos de identificación: Nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad, nacionalidad, fecha y lugar de nacimiento, firma, información contenida en documentos de identificación y demás información necesaria para la identificación del Titular.

• Datos de contacto y ubicación: dirección de residencia o domicilio, dirección física o postal, ciudad, departamento, teléfono fijo o celular, correo electrónico, datos de contacto profesional y demás información necesaria para establecer comunicación con el Titular.

• Datos profesionales y laborales: profesión, ocupación, cargo, empresa o entidad para la cual trabaja, experiencia profesional, formación académica, trayectoria laboral, información laboral y datos de contacto profesionales.

• Datos relacionados con clientes y potenciales cliente: información necesaria para gestionar la relación profesional, solicitudes, consultas, propuestas, contratos, servicios jurídicos, asuntos encomendados, comunicaciones, facturación y demás actividades relacionadas con la prestación de servicios jurídicos.
• Datos relacionados con asuntos jurídicos y gestión de expedientes: información personal relacionada con clientes, potenciales clientes, partes, contrapartes, representantes legales, apoderados, accionistas, administradores, beneficiarios finales, testigos, peritos, consultores y demás personas cuyos datos sean necesarios para la prestación de los servicios jurídicos, la gestión de procesos, trámites, consultas, investigaciones, negociaciones, contratos, debidas diligencias y demás asuntos encomendados a la sociedad.
• Datos contractuales: información relacionada con contratos, obligaciones, documentos, servicios, honorarios, condiciones comerciales y demás información derivada de las relaciones contractuales o profesionales mantenidas con la sociedad.
• Datos financieros, comerciales y tributarios: información bancaria, cuentas de depósito o medios de pago, información relacionada con facturación, honorarios, obligaciones económicas, pagos, cartera, referencias comerciales, información tributaria y demás información necesaria para la gestión de las relaciones contractuales, comerciales, contables, laborales y tributarias.

• Datos relacionados con trabajadores, contratistas y colaboradores: información personal, académica, laboral, profesional, contractual y aquella requerida para los procesos de selección, vinculación, administración de personal, nómina, seguridad social, seguridad y salud en el trabajo, capacitación, bienestar, contactos de seguridad, beneficiarios y demás actividades derivadas de la relación laboral o de prestación de servicios.

• Datos relacionados con candidatos: información contenida en hojas de vida, datos de identificación y contacto, formación académica, experiencia profesional y laboral, referencias laborales y profesionales y demás información necesaria para el desarrollo de los procesos de selección.

• Datos relacionados con proveedores, contratistas y aliados: información de identificación, contacto, actividad profesional o comercial, información contractual, financiera, tributaria, bancaria y aquella necesaria para los procesos de vinculación, contratación, seguimiento, evaluación y pago.

• Datos de acceso y seguridad: información necesaria para el control de ingreso y permanencia en las instalaciones de la sociedad, incluyendo registros de visitantes, placas de vehículos, identificación del personal autorizado y demás datos requeridos para gestionar la seguridad física de las personas, bienes e instalaciones.

• Datos audiovisuales: fotografías, imágenes, videos y grabaciones de voz, cuando sean recolectados en desarrollo de las actividades de la sociedad, sistemas de videovigilancia, eventos, actividades corporativas, procesos de seguridad o demás tratamientos previamente informados al Titular.

• Datos generados mediante medios tecnológicos: dirección IP, identificadores de dispositivos, información relativa al navegador, sistema operativo, registros de acceso y demás datos técnicos que puedan ser recolectados cuando el Titular interactúe con los sitios web, plataformas o herramientas tecnológicas de la sociedad, cuando corresponda.

• Datos relacionados con comunicaciones y preferencias: información suministrada por los Titulares en solicitudes de información, actividades comerciales, capacitaciones, eventos, encuestas o comunicaciones con la sociedad, incluyendo las preferencias relacionadas con los servicios, contenidos y comunicaciones.

• Datos sensibles: excepcionalmente, la sociedad podrá recolectar y tratar datos que tengan la calidad de datos sensibles, únicamente cuando sean necesarios y pertinentes para el cumplimiento de una finalidad específica, legítima y previamente informada, y de conformidad con las condiciones y garantías establecidas en la legislación aplicable. Dentro de esta categoría podrán encontrarse, cuando resulte necesario y procedente, datos relativos a la salud, datos biométricos y demás información que tenga la calidad de dato sensible conforme a la legislación colombiana.

El tratamiento de datos sensibles se realizará únicamente cuando exista una base legal que lo permita y, cuando se requiera autorización, esta será solicitada de manera previa, expresa e informada, indicando la finalidad específica del tratamiento y el carácter facultativo de responder preguntas relacionadas con datos sensibles.

La sociedad procurará recolectar únicamente los datos personales que resulten pertinentes, adecuados y necesarios para el desarrollo de las finalidades informadas a los Titulares. La información efectivamente recolectada podrá variar dependiendo de la naturaleza de la relación con el Titular y de los servicios, procesos, asuntos jurídicos o actividades en los que este participe.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo con la ley, los Titulares tienen los siguientes derechos:

• Actualización: Actualizar los Datos Personales que reposen en las bases de datos de ALZATE BLAIR ABOGADOS S.A.S. para mantener su integridad y veracidad.

• Conocimiento y Acceso: Conocer y acceder a sus Datos Personales almacenados por ALZATE BLAIR ABOGADOS S.A.S. o los encargados. Este acceso se permitirá de forma gratuita según solicitud en el tiempo que el Titular lo requiera. 

• Prueba: Solicitar prueba de la autorización otorgada a ALZATE BLAIR ABOGADOS S.A.S., salvo que la ley indique que dicha autorización no es necesaria o que la misma haya sido validada. 

• Queja: Presentar ante las autoridades competentes quejas por infracciones a la ley cuando se haya agotado el requisito de procedibilidad y acudir en primera instancia a ALZATE BLAIR ABOGADOS S.A.S. 

• Rectificación: Rectificar la información y los Datos Personales que estén bajo el control de ALZATE BLAIR ABOGADOS S.A.S. 

• Revocación: Solicitar la revocatoria de la autorización, siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en cabeza del Titular con ALZATE BLAIR ABOGADOS S.A.S., según la cual el Titular no tenga el derecho de solicitar la supresión de sus Datos Personales. 

• Solicitud: Presentar solicitudes ante ALZATE BLAIR ABOGADOS S.A.S. o el encargado respecto del uso que les han dado a sus Datos Personales. 

• Supresión: Solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de ALZATE BLAIR ABOGADOS S.A.S. siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en cabeza del Titular con La Sociedad según la cual el Titular no tenga el derecho de solicitar la supresión de sus Datos Personales. 

8. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DE DATOS 

Los Titulares podrán en todo momento solicitar a la empresa la supresión de los Datos Personales a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y/o revocar la Autorización otorgada para el Tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con el procedimiento indicado en esta Política. Si vencido el término legal respectivo, la compañía encargada no hubiere eliminado los Datos Personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la Autorización y/o la supresión de los Datos Personales. No obstante, los Datos Personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. En caso de que los Responsables realicen el Tratamiento de Datos Sensibles, se garantiza que se obtendrá la Autorización para el Tratamiento de dichos datos de manera previa y expresa, cumpliendo con las siguientes obligaciones:

• Se informará al Titular de los datos que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Se le informará de forma previa y expresa al Titular cuáles son los datos Sensibles y cuál será la finalidad del Tratamiento que se les dará.

9. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO AL HABEAS DATA

Los Titulares podrán ejercer sus derechos de ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política contactando a través del correo electrónico [email protected], la Sociedad se encargará de responder las quejas, solicitudes o reclamos con arreglo a lo dispuesto en las normas de protección de Datos Personales.

Para el ejercicio de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los Datos Personales almacenados en las bases de datos de La Sociedad, y revocar la autorización de uso y almacenamiento de dicha información personal, el Titular de los Datos Personales debe dirigir la solicitud o reclamo respectivo por escrito a la información de contacto suministrada para el tratamiento de Datos Personales.

Los titulares de los datos personales o sus causahabientes podrán ejercer los derechos antes mencionados bajo las siguientes reglas:

1. Los derechos de consulta, rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente se podrán ejercer por el titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad. Su representante, previa acreditación de la representación.
2. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La solicitud de consulta, rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada por escrito a través de los medios habilitados por La Sociedad y contener, como mínimo, la siguiente información:
   • El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
   • Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.
   • La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.
3. La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer de la siguiente manera:
   • Mediante una solicitud por escrito a la dirección de notificación de La Sociedad, carrera 43B. No. 16 – 95. Oficina 911, Medellín, Antioquia.
   • Mediante una solicitud vía correo electrónico a la siguiente dirección electrónica: [email protected]
4. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

La sociedad adopta medidas de carácter técnico, administrativo, físico y organizacional orientadas a proteger los datos personales y demás información bajo su responsabilidad frente a riesgos como pérdida, destrucción, alteración, acceso, uso o tratamiento no autorizado.

Estas medidas se implementan de acuerdo con la naturaleza de la información, las finalidades del tratamiento, los riesgos identificados y las capacidades de la sociedad, e incluyen, entre otras, controles de acceso y gestión de permisos, mecanismos de autenticación, medidas de protección de los sistemas y dispositivos, procedimientos para la gestión de incidentes de seguridad de la información, respaldos y mecanismos de recuperación, así como medidas de seguridad física y de gestión del personal autorizado para acceder a la información.

El acceso a los datos personales estará limitado, en función de las necesidades de cada proceso, a las personas que se encuentren autorizadas y requieran dicha información para el desarrollo de sus funciones. Asimismo, la sociedad procurará que los proveedores, encargados y terceros que tengan acceso a datos personales implementen medidas de seguridad adecuadas y cumplan las obligaciones de confidencialidad y protección de la información que les resulten aplicables.

La sociedad revisará y actualizará sus medidas de seguridad de acuerdo con los cambios en sus procesos, sistemas, riesgos identificados y requerimientos legales aplicables, con el propósito de fortalecer continuamente la protección de los datos personales.

11. TRANSFERENCIA O TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

ALZATE BLAIR ABOGADOS S.A.S. podrá realizar la Transferencia y Transmisión, incluso internacional, de los Datos Personales que tenga en sus Bases de Datos, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables y los Titulares de los Datos Personales autoricen expresamente la Transferencia y Transmisión, incluso a nivel internacional.

Para la Transferencia de Datos Personales de los Titulares, se adoptarán las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente Política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la empresa o los fines autorizados por el Titular de manera expresa, y solamente mientras esta Autorización esté vigente. No podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

12. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

ALZATE BLAIR ABOGADOS S.A.S. se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Protección de Datos Personales, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.